# 5.1. 首次使用软件步骤

????信管飞软件使用比较简单，以下我们以信管飞 RMS 为例介绍第一次使用软件需要做的准备工作和主要步骤。使用软件前的准备工作主要是准备基础数据和期初数据资料，我们建议将数据整理成 Excel 文件（在程序目录下的“数据导入模板”子目录，我们准备了一些常见数据的 Excel 文件模板，可参照格式进行数据整理），这样可以在软件中直接导入，方便快速完成初始化工作。

（1）需要准备的资料

????整理出基础资料

????基础资料主要包括部门资料、员工资料、客户资料、供应商资料、商品资料、商品类别资料（可选）、资金账户资料、仓库资料、会计科目（可选）等。每种基础资料需要整理的主要数据内容包括：

????部门资料：部门名称、部门编码（可选）；

????员工资料：员工姓名、员工编码（可选）、所属部门；

????客户资料：客户名称、客户编码（可选）、地址、联系人、联系电话、手机、所属业务员（可选）、单位类别（可选）；

????供应商资料：供应商名称、供应商编码（可选）、地址、联系人、联系电话、手机、单位类别（可选）；

????商品资料：商品名称、商品编码（可选）、单位（计量单位）、规格、商品类别（可选）、条形码（可选）、预设售价（可选）；

????商品类别资料：商品类别名称、商品类别编码；

????资金账户资料：资金账户名称（用于区分同一银行多个账户）、开户银行（可选）、户名（可选）、帐号（可选）、余额；

????仓库资料：仓库名称、仓库编码（可选）；

????会计科目资料：科目名称、科目代码、上级科目。

【注意】

????a.需要准备的数据，除商品资料、客户资料（有期初应收余额）、供应商资料（有期初应付余额）外，都是可以后续补充录入，并非一定要在开账前全部整理完成才可以使用软件。

????b.只有 RMS 专业版需要整理会计科目，软件默认已预置了符合财务规定的会计科目，用户可根据自身企业特点进行维护。

????盘点仓库库存

????盘点截止到启用软件前（即开账日期）每个仓库的货品库存数量以及货品单价（作为成本价）。需要注意的是，如果有多个仓库，请盘点出分仓库的库存数量即可。

????往来单位的期初应收应付款

????整理出截止到启用软件前（即开账日期）客户的期初应收款（如果客户有预付款，输入负数）和供应商的期初应付款（如果有预付款，输入负数）。

（2）使用软件的步骤

????在整理完基础资料数据后，下面我们讲解使用软件的主要步骤：

新增账套：新增加一个账套用于存储业务数据；

设置账套参数：设置使用单位信息、系统参数和业务参数，通过这些参数使业务功能能够适应不同企业的管理需求；

录入基础资料：录入员工资料、客户资料、供应商资料、商品资料等；

录入期初数据：录入期初应收应付款、期初库存、期初科目余额（专业版需要录入）；

期初开账：设定启用软件时间（即开账日期）；

录入业务单据：依据实际业务发生情况，录入相应的业务单据；

统计查询数据：进行业务数据查询和统计分析。